Hektik und Chaos am Arbeitsplatz!

Warum es wichtig ist, das Tun zu strukturieren.

Der Tag beginnt wie immer. Der Wecker klingelt, aufstehen, ins Bad. Mit der ersten Tasse Kaffee kommt der Kreislauf in Schwung. Wir machen Frühstück, setzen uns mit der Zeitung in der Hand an den Tisch, vielleicht kommen die Kinder dazu. Kaum eine Stunde später sind alle verschwunden, die Kids auf dem Schulweg und die Eltern auf dem Weg zur Arbeit oder mit Haushalt beschäftigt. 

 

Der eigentliche (Arbeits-)Tag beginnt aber erst jetzt. 

Wir treffen auf Arbeitskollegen, die uns vom gestrigen Abend erzählen, Kunden melden sich per Mail oder Telefon und wünschen ein Angebot oder einen Rückruf. Wenn dann der Chef auch schon da ist, ist manchmal das Chaos perfekt. Am Ende des Tages gehen wir nach Hause und fragen uns oft, was heute eigentlich passiert ist und warum wir wieder nicht das geschafft haben, was wir uns vorgenommen haben. 

 

Warum klappt denn eigentlich morgens immer alles? 

Wie so oft ist alles nur eine Frage der Organisation. Dazu gibt es aber unzählig verschiedene Möglichkeiten, manche arbeiten mit Zetteln, manche mit einer Software oder einfach nur Outlook-Aufgaben, manche brauchen ein Buch, in das die wichtigsten Dinge notiert werden. Es ist eigentlich einfach: alles, was ich erledigen muss, schreibe ich auf. Da ist es zunächst auch egal, ob auf Papier oder in einer digitalen Plattform. Wir machen das mit dem guten Gefühl, dann auch sicher nichts Wichtiges zu vergessen. Ergebnis dieser Ordnung ist aber oft, dass die Zettelwand immer voller wird, die To-Do-Liste im Buch immer länger und die Erinnerungen in Outlook viel zu oft bimmeln. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird irgendwann eine neue Liste angefangen, ohne sich allerdings zu fragen, was man verbessern könnte. 

Aber vielleicht von vorne. Der Morgen zu Hause funktioniert deshalb so gut, weil wir einerseits nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung haben und ganz klar wissen, was zu tun ist. 

 

Fürs Büro und selbstverständlich auch fürs Homeoffice, vielleicht dort sogar noch mehr, gilt: Wir brauchen einen Plan. Einen Plan darüber, was wir tun wollen. Jetzt werden einige sicher sagen, dass ja morgens noch nicht klar ist, was der Tag so bringt. Wenn wir uns aber am Vorabend dazu einmal wirklich Gedanken machen, stellen wir leicht fest, dass es Aufgaben gibt, die sich sicher planen lassen. Wäre das nicht so, müsste die Aufgaben- und Arbeitsplatzbeschreibung nochmal überarbeitet werden, aber das ist ein anderes Thema. 

Also zu Beginn steht die Frage, was möchte ich heute tun. 
Und wie im privaten Umfeld auch, gibt es Aufgaben, die unterschiedlich wichtig sind. Es gibt natürlich Menschen, die der Meinung sind, alles, was zu tun ist, sei wichtig. Führungskräfte neigen gerne dazu, allein durch ihre Rolle wird eine Aufgabe wichtig. Nein, nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig und muss auch nicht sofort erledigt werden. Hätten wir nur wichtige Aufgaben und solche, die sofort erledigt werden müssten, liefen wir schnell Gefahr, mit dem, was wir tun, überfordert zu sein. 

 

Die zweite Frage, was muss ich schnell erledigen und was kann ich verschieben, wenn ich nicht dazu komme. Darin liegt aber oft die Krux, uns Menschen fällt es viel leichter Dinge zu verschieben, als diese zu erledigen. Verschieben wir Dinge also nur, wenn wir aus rationalen Gründen nicht dazu kommen und versehen diese Aufgabe auf der morgigen Liste als eher wichtig. 

Was wäre, wenn wir für jeden Tag oder zum Einstieg für jede Woche einen eigenen Plan hätten? Der Vorteil wäre eine klare Ordnung, unerledigte Aufgaben wandern auf den nächsten Tag und stehen da ganz oben. Ein weiterer Vorteil ist ein psychologischer: Wir schließen nicht nur die Bürotür, sondern aktiv auch den Aufgabentopf. Wir haben wieder etwas erledigt und können darauf stolz sein. 

 

Natürlich lässt sich in dieser komplexen Welt nicht alles planen und ja, nur weil wir eine für uns funktionierende Organisation getroffen haben, funktioniert nicht alles leichter. Ein gut strukturierter Tag hilft aber auf jeden Fall dabei, nicht krank zu werden und lange arbeitsfähig zu bleiben. Das ist das Wichtigste. 

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