5 Tipps zu einem effektiveren Meeting

„09:30 Uhr, meine Bürosoftware macht mich auf das anstehende Meeting aufmerksam. Heute steht die Abstimmung mit Vertretern der Zentrale zum neuen Firmenauftritt an. Ich freue mich, wieder werde ich in meinem Arbeitsfluss unterbrochen. Wer ist eigentlich dabei: die Marketingleute und natürlich Peter X. aus der Vertriebsabteilung. Immer ist Peter X. dabei, und er trägt so selten wirklich zum Gelingen bei. Im Gegenteil, er bremst, blockiert, stellt Fragen, die nichts mit dem eigentlichen Thema zu tun haben. Hoffentlich geht das Meeting schnell vorbei. Sollen die doch lieber eine Powerpoint schicken.“

 

Kennen Sie solche Gedanken?

 

Meetings sind wichtig. Punkt. Warum aber gelingt es dann so selten, einem Meeting genau diese Bedeutung zu geben, warum sitzen wir hier oft Menschen gegenüber, denen man aus der Ferne die fehlende Freude ansieht? Befragt man Führungskräfte, neigen diese dazu, den Wert des Zusammentreffens allein durch deren Anwesenheit zu definieren. Wenn der Chef dabei ist, ist das Meeting per se schon besonders genug. Weit gefehlt. Zusammentreffen werden dann hilfreich, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, den Besprechungsraum wissender zu verlassen als sie diesen betreten haben.

 

Im Grunde ist das doch so ähnlich, wie bei Freunden eingeladen zu sein und immer dasselbe serviert zu bekommen. Selbst das beste Zitronenhuhn ist eben nur ein gebratenes Huhn. Das Huhn kann noch so gut gewürzt sein, wenn aber Hühnchen nicht den Geschmack trifft oder das Verspeisen eines Tieres im Ganzen zu archaisch scheint, bleibt es eben eine ungeliebte Geschichte.

 

Und Meetings sind ungeliebte Geschichten. Zu oft schon haben wir an Treffen teilgenommen oder teilnehmen müssen, bei denen sowohl die Zutaten –um in der Hühnchen-Welt zu bleiben– als auch die Würze fehlten. Und wie in der Küche auch, gilt bei Meetings besonders: Weniger ist manchmal mehr.  

 

Meetings brauchen Struktur, eine Ordnung, an die sich alle Teilnehmer halten. Wenn der Ablauf eines Meetings von allen Teilnehmern begriffen wurde, ist es leichter sich darauf einzulassen. Klare Abläufe schaffen Sicherheit und vor allem geben sie einem Meeting halt. Man weiß, worauf man sich einlässt, kann sich vorbereiten und damit auch mit hoher Wahrscheinlichkeit etwas zum Gelingen beitragen.

 

Je nachdem, wer an einem Meeting teilnimmt, kann es hilfreich sein, die Agenda und ja auch schon versehen mit Besprechungsinhalten im Vorfeld zu versenden. Damit ist gewährleistet, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Wissenstand sind. Dies verhindert in der Tat langwierige Vorbereitungen und Erklärungen. Zeit ist kostbar und daher ist Zeit in einem Meeting als wesentlich anzusehen.

 

Wie oft ist schon alles gesagt und der Meeting-Host oder die Teilnehmer reden ungeniert weiter und verlassen dabei den eigentlichen Rahmen des Treffens? Eine Agenda und ein klar definierter und kommunizierter zeitlicher Rahmen ergänzen sich gut. Die Agenda legt fest, mit worüber gesprochen wird, der zeitliche Rahmen wie lange.

 

Noch wichtiger werden diese Überlegungen dann, wenn einzelne Mitarbeiter remote zugeschaltet sind. Mobiles Arbeiten ermöglicht viel und generiert vermutlich mehr Chancen als Probleme, dennoch gelten besondere Spielregeln. Das Feedback ist nicht so direkt, möglicherweise schon allein durch eine schlechte Netzabdeckung. Im Homeoffice gibt es andere Einflüsse als im Büro und ein Gefühl zu entwickeln in welchem emotionalen Zustand der Kollege gerade ist, ist fast ausgeschlossen.

 

Hier sind 5 Tipps, wie Meetings erfolgreich werden:

  1. Geben Sie ihrem Meeting einen zeitlichen Rahmen. Setzen Sie dabei ruhig auch mal etwas weniger Zeit an.

  2. Ein Meeting ist nicht dann gut, wenn Brezeln und Kaffee bereitstehen. Es ist dann gut, wenn eindeutige Inhalte kommuniziert werden oder Ziele klar sind.

  3. Mit den richtigen Mitarbeitern entsteht auch die richtige Dynamik. Prüfen Sie also vorher, wer zu einer bestimmten Problemstellung etwas beitragen kann. Und setzen Sie auf Diversität. Gelegentlich sind abteilungsfremde Kollegen hilfreiche Themenspeicher und Feedbackgeber.

  4. Wechseln Sie die Meetingform. Es kann hilfreich sein, sich für ein kurzes Meeting im Stehen zu verabreden oder sogar vor dem Büro im Park. Man wechselt dadurch die Perspektive und sieht Dinge, die sonst verborgen bleiben würden.

  5. Binden Sie die Teilnehmer mit ein. Wer immer kritisch ist oder selten etwas sagt, verschließt sich vermutlich aus einem besonderen Grund. Diesen gilt es zu erforschen. Und wer aktiv etwas beitragen kann, fühlt sich mehr als Teil eines größeren Ganzen.

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